Das papierlose Büro – Mehr Zeit und Effizienz durch digitale Organisation

• Grundlagen des digitalen Dokumentenmanagements (DMS)
• Analyse der IST-Situation und Strategieentwicklung für das papierlose Büro
  • Medienbrüche, Zeitfresser und Dokumentenflüsse erkennen
  • Regeln für eine klare digitale Ablage festlegen
• Rechtliche Rahmenbedingungen: GoBD, DSGVO und elektronische Signaturen
  • Aufbewahrungspflichten und Nachvollziehbarkeit
  • Anforderungen an digitale Dokumente im Alltag
• Effizientes Scannen und strukturierte digitale Ablage
• Aufbau einer digitalen Ablagestruktur: Ordnungssysteme für Server, Cloud und E-Mails
  • Einheitliche Ablagestrukturen entwickeln
  • E-Mails systematisch integrieren statt „Inbox-Chaos“
• Effizienzsteigerung durch digitale Workflows und Prozessautomatisierung
• Digitale Teamarbeit und Kollaboration
  • Gemeinsame Ablagen, Zuständigkeiten und Versionssicherheit
• Erfolgsfaktoren für die Umstellung auf papierarmes Arbeiten im Team
  • Typische Hürden und pragmatische Lösungen
• Überblick zu unterstützenden digitalen Lösungen
  • Sinnvolle Einordnung und Auswahlkriterien
• Datensicherheit im täglichen Umgang mit digitalen Dokumenten
  • Grundregeln für den sicheren Umgang mit Dokumenten

Fach- und Führungskräfte, Mitarbeitende aus Assistenz und Office Management sowie Team- und Projektleitungen, die ihre Dokumentenprozesse professionalisieren und die Effizienz im Team steigern möchten.